A diario recibimos curriculums, descargamos revistas digitales, boletines o catálogos; todos en el formato más manejable que existe: en PDF.
Entiendo que una parte importante de las empresas no tienen más que Acrobat Reader, de modo que, si exportan en PDF desde Office, no tienen muchas posibilidades de controlar cómo se verá el archivo en la máquina del receptor.
Pero esa dispensa no es aplicable a los que nos dedicamos al diseño. Cualquiera de nosotros que tenga instalada alguna versión profesional de Acrobat puede - y debe - ajustar la vista inicial a las necesidades del documento.
No es una cuestión de capricho, sino de buena presentación; una cualidad que se presupone de un profesional de la comunicación gráfica.
Lo primero que debemos entender es que estamos trabajando para la visualización de la pieza en un monitor, por lo que sabemos de entrada que no se verá igual en todas las pantallas. Dependerá de su resolución, de cómo tenga configurado el usuario su Acrobat Reader, del tamaño de ventana donde se abra… Son datos que escapan a nuestro control, pero que conviene tener en mente para poder ajustar lo mejor posible nuestro PDF.
Acrobat, por defecto, ajusta los documentos al ancho de la ventana. Sin embargo, permite personalizar la vista inicial para cada PDF de manera individual. Si váis al menú Archivo/Propiedades os abrirá una ventana con varias pestañas. En la opción Vista inicial os aparecerá una ventana similar a esta, desde la que se pueden controlar todas las opciones de visualización de nuestros PDFs.
El primer menú desplegable, llamado Ficha Navegación, nos permite controlar si el documento se abrirá mostrando sólo la página o con alguno de los paneles laterales del programa. Las opciones son página y panel de páginas, página y panel de marcadores, página y archivos adjuntos, o página y panel de capas. Es muy útil cuando hemos hecho marcadores a modo de índice, cuando queremos que el usuario sepa que hay más de una página en el PDF, o cuando adjuntamos documentos y queremos que queden a la vista del destinatario.
El segundo menú, el de Presentación de página, nos da la opción de presentar:
· Página individual - Sólo se ve una página cada vez. Hay saltos en la visualización de una página a otra.
· Página individual continua - Se ve una sóla página, pero seguida de las demás sin saltos en la visualización. Como si saliese de una impresora de papel continuo.
· Dos arriba (opuestas) - Muestra las páginas enfrentadas de dos en dos. Con salto en la visualización.
· Dos arriba continuas (opuestas)- Muestra las páginas enfrentadas, pero sin saltos en la visualización.
· Dos arriba (portada) - La primera página se ve individual, y a partir de ahí las muestra enfrentadas. Lo ideal si estamos enviando un documento que tiene que seguir la lógica de un libro impreso.
· Dos arriba continuas (portada) - Lo mismo que la opción anterior, pero sin saltos en la visualización.
El tercer menú desplegable corresponde a la Ampliación con la que se va a abrir el documento. La mayor parte de las opciones son porcentajes sobre el tamaño real de la pieza, hasta cantidades tan absurdas como el 6400%. En mi opinión, las más interesantes no son las que dependen del tamaño de la pieza, sino aquellas que toman como referencia el tamaño de la ventana:
· Ajustar página - Ajusta la visualización para que se vea la página completa en la ventana. Tiene en cuenta los parámetros de altura y anchura de la página.
· Ajustar ancho - Hace coincidir el ancho de la página con el ancho de la ventana. La altura no es tenida en cuenta. Esta es la opción por defecto más común.
· Ajustar alto - Ajusta la altura de la hoja, sin considerar el ancho.
· Ajustar visible - Una opción rara, pero ahí está. Ajusta la visualización al contenido, no a la página. Si tuviesemos una hoja en blanco con una sola palabra en una esquina, ajustaría la visualización para que esa palabra llenase la ventana. Sin embargo, no mueve la página para que se vean los datos a los que se ajusta, así que nunca he entendido bien su utilidad.
La siguiente opción que ofrece es poder decidir en qué página se abre el documento.
El menú Opciones de ventana controla la ventana del programa. Acrobat recuerda la posición y tamaño de la última ventana que estuvo abierta, por lo que este menú puede sernos útil para asegurarnos de que el archivo se ve como nosotros queremos:
· Ajustar ventana a página inicial - Hace coincidir el tamaño de la ventana con la página en la que abre, sin dejar los fondos grises propios de la ventana del Acrobat.
· Centrar ventana en la pantalla - Puede ser usada al mismo tiempo que la opción anterior, para estar seguros de que queda centrado en la vista del usuario.
· Abrir en modo de pantalla completa - Llena la pantalla por completo con el documento. Aunque permita elegir esta opción junto con las anteriores, son poco compatibles y prima ésta. Tiene un problema serio: salta una advertencia preguntando si dejamos al programa usar el modo pantalla completa. Si el usuario no lo acepta, se verá en una ventana normal, por lo que hay que tenerlo en cuenta. Seleccionar alguna de las opciones anteriores puede servirnos de “plan B”.
El desplegable que incluye esta sección nos permite decidir si queremos que se vea, como título de la ventana, el nombre de archivo o el título del mismo. En ocasiones, cuando tenemos muchos archivos descargables, no nos queda más remedio que ponerle nombres rarísimos a los PDF, del tipo boletin_zen-2009-01-24-arz.pdf. En este caso esta opción nos permitirá mostrar un nombre más apropiado sin tener que alterar el nombre del documento. Ese título podemos personalizarlo en archivo/propiedades; en la pestaña de descripción, donde pone título.
El último de los menús nos da la opción de ocultar las barras de herramientas, las de menús y los controles de ventana; especialmente útil cuando queremos “agrandar” en lo posible la ventana o mostrar el documento a pantalla completa.
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